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Consejos a tener en cuenta antes de comprar un programa de Punto de Venta para tu negocio

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Este artículo pretende mostrarnos algunas respuestas en relación a las preguntas que con frecuencia nos vienen a la mente al momento de evaluar la adquisición de un sistema de información

Muchas veces evaluamos los programas o sistemas de información, partiendo desde la perspectiva del precio, claro será muy importante que encaje dentro de la franja de nuestro presupuesto, pero más allá de eso que otros aspectos debo considerar, cuales influirán directamente en que al embarcarnos en esta aventura, realmente obtenga una solución y no un cúmulo de nuevos problemas y costos innecesarios para mi negocio

Artículo

Algunas de las preguntas obligadas serán:

 

  • Como va a beneficiarme en términos de eficiencia y control el uso de un nuevo programa, realmente incorpora los aspectos que mi negocio necesita, se adapta a lo que hacemos y como lo hacemos o debemos adaptarnos al nuevo sistema
     
  • Obtendré algún beneficio en términos de rentabilidad, reducción de costos o algún otro tipo de ahorros para mi empresa.  Uno de los principales propósitos de implementar un sistema de gestión, es precisamente el hecho de que la automatización, facilite la operación, minimizando la posibilidad de cometer errores, además de proveer herramientas que me permitan tomar decisiones basadas en información verídica y oportuna,  así como acciones orientadas a reducir costos por inventarios obsoletos, sobre stock, etc.
     
  • Como y de que forma va a impactar la implementación de este nuevo programa, la imagen de mi negocio, mejorará la calidad del servicio al cliente?  El sistema debería proveerme los recursos para que además de agilizar la atención, también ofrecer un valor adicional, gracias a contar con la información de forma ordenada y oportuna, para ofrecer a mi clientela, productos o servicios de su interés, suministros o complementos para compras anteriores, dar seguimiento a su satisfacción y así mantener una relación continua y beneficiosa para ambas partes

  • Cual será la carga adicional de trabajo, tiempo y recursos de mi parte (y también de mi personal) para acoplarnos a la nueva herramienta, cuan fácil es realmente el aprendizaje y dominio del programa?  Tiene una interfase amigable e intuitiva?  Cuanto tiempo dura la instalación y la puesta en marcha?  Tengo la disponibilidad y la disposición para afrontar estos aspectos.
     
  • Cual será el impacto económico para mi negocio? Cual es el costo de adquisición?  Tendré que invertir una fuerte suma?  Cuento con alguna facilidad de pago y algún elemento que me permita tener el control sobre los ofrecimientos de proveedor?  Que garantiza mi satisfacción, hay alguna forma de que yo tenga el control, me devuelven el dinero si la herramienta no cumple con lo ofrecido, o puedo pagar de forma parcial de acuerdo a los resultados?
     
  • Cual es el costo de tenencia, además de adquirir el programa incurriré  en cuotas por mantenimiento, soporte técnico o actualizaciones?  Que ocurre si el programa tiene fallos, tendré que pagar para que los programadores reparen algo que me entregaron "defectuoso"?  Existen algún tipo de cuota o pago del cual no me hayan hablado durante la presentación de ventas y que debiera conocer?  Todos estos aspectos formarán parte de mi "costo de tenencia" que sumado al precio a pagar por el sistema, representan el verdadero costo de la nueva herramienta, sume esto y divídalo entre 36 meses que es el tiempo de vida promedio de una aplicación, antes de que valga la pena entrar en actualizaciones y obtendrá su costo de tenencia mensual, estos son los números que verdaderamente importan.
     
  • Que tan confiable será el programa en términos de seguridad de la información, pueden los usuarios alterar información almacenada en el sistema, tendrán acceso a la información confidencial, como han enfocado estos aspectos los diseñadores del sistema?
     
  • Como garantizar que no seré objeto de fraude por parte del distribuidor del software, cuanto tiempo tiene esta aplicación en el mercado?  Quien me ofrece el producto es su creador o si se trata de un distribuidor, puedo tener acceso al fabricante y en determinado momento obtener el soporte y garantía de fuente directa?
     

Ahora podemos ver como el precio es únicamente un factor y no el más importante por cierto, es tan efímero el placer que nos brinda el bajo precio, si este viene seguido del prolongado sabor de la frustración, la cual sin duda nos acompañaría por un largo tiempo 

 
Objetivos Claros:

 Tengamos en cuenta que en éste artículo nos referimos a un Punto de Venta, como aquel programa cuyo objetivo es capturar, almacenar y procesar la información que nos permite realizar una venta (captar la información, indicar a que cliente, que productos se involucraron, a que precio fueron vendidos, en que cantidades, como es la forma de pago, quien recibe el dinero, si el pago fue en efectivo, tarjeta, cheque, etc., quien realiza la venta, en que fecha y hora del día se realizó, etc.), llevar un control de inventarios (registrar ingresos y salidas de mercadería) y proporcionarnos información estadística, como por ejemplo ventas por cliente, por producto, organizar los reportes por documento, fecha o períodos, cuando se trate de productos, poder visualizar la información por grupos, clasificación, marcas, tallas, etc.

 

Muchos clientes confunden un Programa para Punto de Venta (también conocido como POS por sus siglas en ingles Point of Sale) con un sistema de Gestión más amplio, pretendiendo que el punto de venta administre cuentas por cobrar, opere la contabilidad, gestione las planillas, las cuentas de bancos, etc., ese es otro nivel de sistema, con prestaciones y niveles de inversión muy diferentes, por lo que esos aspectos con todos sus detalles los cubriremos en otro artículo enfocado a ese tipo de sistemas de información.

En este mercado encontrará toda una gama de ofertas y posibilidades, muchos competirán por proveerle de una solución, todos convencidos de contar con la mejor y más adecuada a su negocio, así que es necesario que sea muy perspicaz y objetivo al momento de realizar su evaluación, recuerde que la decisión es totalmente suya y que nada ni nadie puede impedir que usted analice cada uno de los puntos que aquí le recomendamos, así que a tomar papel y lápiz y elaborar previamente la lista de aspectos que considera más relevantes para su negocio y la lista de preguntas que hará a su oferente.

Que características debería incluir el programa:

  • Que la instalación y puesta en marcha sea sencilla y rápida, mejor aún si podemos realizarla por nuestra cuenta (no queremos que dure meses o años)
     
  • Si necesito apoyo personalizado para la instalación, debería existir la posibilidad de contratarlo de manera opcional.
     
  • Que personal con conocimientos básicos en tecnología pueda comprender y operar fácilmente el programa
     
  • Que funcione en computadoras convencionales, para que no sea necesaria una inversión en equipo especializado.

  • Que no sea necesario operar la misma información varias veces.

  • Que el sistema cuente con un sistema de seguridad para garantizar que no todos puedan acceder o modificar cualquier información.

  • Que los reportes se puedan visualizar en pantalla, sin necesidad de enviarlos a impresora si así se desea.
     
  • Que los reportes puedan ser enviados desde el sistema por medio de correo electrónico sin necesidad de imprimirlos, que permita exportarlos en formatos estándarizados, tales como Excel, PDF, texto u otros.
     
  • Que el sistema este 100% libre de fallos y que de presentarse, estén cubiertos por la garantía.
     
  • Que el producto sea original y me provean un medio para instalarlo de nuevo en caso sea necesario
     
  • Que no sea necesario esperar y depender del programador cada vez que se presente un problema
     
  • Que no se requiera de mantenimiento permanente para lograr que el sistema siga operando
     
  • Que para recibir soporte técnico, no sea necesario esperar horas o días sin poder operar el sistema.
     
  • Que hacer copias de respaldo sea una tarea sencilla.
     
  • Contar con la garantía de que mi información no caerá en manos indebidas y que obtendré un trato profesional y confidencial para mi negocio.
     
  • Estabilidad del proveedor, necesito pensar que la empresa que me proveerá el programa no desaparecerá el día de mañana.

Resumiendo:

  • Hágase la pregunta, Qué espero del programa?
  • Escriba una lista de sus respuestas
  • Haga su lista de los aspectos más relevantes que esperaría encontrar
  • Investigue cual es la oferta en su localidad, es preferible un producto desarrollado para su entorno (país, especialidad, etc.)
  • Evalúe el costo total de compra, pero no base su decisión solo en el precio
  • Verifique que el software que le están ofreciendo es 100% original
  • Investigue si el proveedor del software, es el mismo desarrollador del programa, que respaldo le ofrece y si tiene la capacidad de proveerle soporte de manera eficiente.
  • Investigue los planes, condiciones y costos del soporte técnico, capacitación, etc.

En un proyecto de esta naturaleza la inversión, por lo menos en nuestro país (Guatemala) oscila entre los $400 a los $1,000.00 para un punto de venta con licenciamiento para una instalación, aunque existen alternativas donde se puede rentar el software por unos $20.00 mensuales, lo cual es muy conveniente y más accesible para la mayoría de pequeños empresarios.

Invertir en un sistema que le brinde el apoyo tecnológico necesario para administrar su negocio y contar lo la valiosa información que soportará sus decisiones, seguramente traerá beneficios significativos para su empresa.

Alternativas sin duda habrán muchas, pero no invierta a ciegas, no se arriesgue a sufrir una mala experiencia, no ponga su negocio en manos inexpertas, puede que obtenga un mejor precio de compra, pero tarde o temprano lamentará los resultados, es preferible tomarse un poco de tiempo para evaluar detenidamente las alternativas y buscar aquella que le brinde confianza, que a su parecer sea fácil de usar y no solo porque lo dice el vendedor, que evidentemente le ayude a lograr una mayor eficiencia en su negocio, que pueda adquirirlo a un precio razonable y sobre todo, que usted perciba la confianza de que puede contar con su proveedor cuando así lo necesite, confíe en sus instintos y disfrute los resultados, usted y su negocio lo merecen.

Que lo disfrute, nos vemos a la próxima.

Walter Estupinian
west @ cnxgeo.com

Sobre el autor: Consultor independiente, especialista en Social Media Marketing, negocios en Internet y desarrollo de sistemas de información para CONNEXION www.cnxgeo.com. Director de www.Guatepymes.com, la comunidad de negocios más innovadora de Guatemala

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Documento ID : 135 P: 90
 
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